Senin, 19 Desember 2011

Leadership

No. 1
"Leadership adalaha As a process of influence on the direction and activities of a group of interconnected duties" (according to Stoner)
According to George Terry
• Leadership is an activity to influence others to want to work with voluntary groups to achieve goals.
According to O'Donnell Cyriel
• Leadership is influence others to participate in achieving common goals.
Elements of Leadership
• A cadre of movers,
• The participant-driven, the communication, the goals of the organization
• The benefits are not only enjoyed by some members
Functions of Leadership
• Taking decisions
• Develop information
• Maintain and develop member loyalty
• Provide encouragement and enthusiasm to the members
• Responsible for all activities of activities
• Conduct oversight of the implementation of activities
• Giving an award to members who excel

TASK LEADER
a. As it relates to employment
• Taking the initiative
• Set the pace and direction
• Provide information
• Provide support for
• Give thought
• Taking a conclusion
b. Related to the cohesiveness of the members:
• Encouraging, friendly, receptive
• Be reconciled
• Capable of opinion change and adapt
• Facilitate the implementation of the task
• Provide rules

Factors - Factors Affecting Leadership Behavior

According to Mary Parker Follett, there are three variables that affect leadership styles are:
• Leader
• The ability and leadership qualities
• Followers or subordinates
Ability and quality of followers in the receiving direction from their leaders.
• Situation
Environment that affects the followers or subordinates.

No. 2
Leadership is a decision and more a result of the change in character or in a person's internal transformation. Leadership is not position or title, but a birth of a long process of change in a person. When someone found a vision and mission of his life, when there is peace within ourselves (inner peace) and form a solid character building, when every utterance and action began to give effect to the environment, and when existence is driving changes in the organization, that's when a person is born a leader True. So the leader is not just a title or position is given from the outside but something that grows and develops from within oneself. Leadership is born of internal processes (leadership from the inside out).
Real leadership is not determined by one's rank or position. Leadership is something that comes from within and is the fruit of one's decision to want to be a leader, both for themselves, for family, for the work environment, as well as for social environment and even to his country. "I do not think you have to be waering stars on your shoulders or a title to be leadar. WHO Anybody want to raise his hand can be a leader any time ", says Ronal deftly by General Fogleman, Air Force General of the United States, which means I do not think you use a star on your shoulder or a title of leader. Other people who want to raise their hands can be a leader at a later time.
Often times a true leader is not known to exist by those they lead. Even when the mission or task completed, then all team members would say that they who do it themselves. True leader is an encourager (encourager), motivator, inspiration, dams maximizer.
The concept of thinking like this is something new and may not be accepted by conventional leaders who actually expect respect and praise (honor & praise) of those they lead. The more commendable even cult, the higher the heart and am left forgotten a leader. Precisely true leadership is leadership that is based on humility (humble).
Lessons about humility and true leadership can be obtained from the life story of Nelson Mandela. A great leader of South Africa, who brought his people from a racist state into a democratic country and the suffering of 27 years in prison merdeka.Selama Apartheid government, it gave birth to the change in him. He became a man so humble and willing to forgive those who have to suffer many subs - year.
As said by a famous author, Kenneth Blanchard, that leadership begins on the inside and out to serve those they lead. Change the character is everything - everything for a true leader. Without a change from within, peace without self, without humility, without a strong integrity, endurance of hardship and challenges, and a clear vision and mission, a person will never be a true leader.
A type of leadership that is Q Leader has 4 meanings associated with true leadership, namely:
Ø Q means intelligence or intelligence. As in IQ means intelligence, emotional intelligence means EQ, and SQ means of spiritual intelligence. Q leader is a leader who has the intelligence of IQ, EQ, SQ is quite high.
Ø Q leader means having leadership quality (quality), both from the aspect of visionary and managerial aspects.
Ø Q leader is a leader who has qi (pronounced 'chi' in Mandarin, which means life).
Ø Q qolbu fourth or inner self. A true leader is someone who really - really recognize him (qolbunya) and can manage and control (self-management or management qolbu).
Q Being a leader means being a leader is always learning and growing constantly to reach a level or levels of Q (intelligence-quality-qi-qolbu) higher in the effort to achieve the mission and goals of the organization and the achievement of the meaning of the life of every person of a leader.
Summary Q leadership in three important aspects of the abbreviated menajadi 3C, namely:
• Changes in the character of the self (character chage).
• a clear vision (clear vision).
• high ability or competence (competence).
The third case was based on an attitude of discipline to continually grow, learn and grow both internally (the development of intrapersonal skills, technical skills, pengatahuan, etc.) or in conjunction with others (interpersonal skills development and leadership methods). As John Maxwell says, "The only way that i can keep leading is to keep growing. The the day I stop growing, somebody else takes the leadership baton. That is way it always it. "The only way for me to remain a leader is I have to constantly grow. When I stop growing, others will take over the leadership of TSB.
No. 3
task-tugaspokok leaders include:
a. Exercising managerial functions, namely the form of principal activities include the implementation of:
- Preparation of Plans
- Drafting of Organizational Control Organization Assessment Briefing
- Reporting
b. Encourage (motivate) subordinates to work hard and diligently
c. Fostering subordinates in order to take responsibility for each task are
good
d. Fostering subordinates in order to work effectively and efficiently
e. Creating a good working climate and harmonious
f. Develop management functions in both
g. Being a good driver and can be a source of creativity
h. Being a representative in developing relationships with outsiders
No. 4
Leadership style is the way a pemimpan behave, communicate, and interact with others in influencing people to do sesuatu.Gaya may differ - different on the basis of motivation, power, or orientation to the task or a particular person. Among the several styles of leadership, there are leaders who are positive and negative, where the difference was based on the way and their efforts to motivate employees. If the approach in the provision of motivation are emphasized on a fee or reward (both economic and non-economic) berartitelah used a positive leadership style. Conversely, if the approach emphasizes the penalty or punishment, then he's applying a negative leadership style. The second approach may be resulting in an acceptable performance in many situations, but it poses a human loss.
I choose the style of leadership delegation, because:
1. Delegation allows managers to achieve more than when dealing with the task itself
2. Delegation is a necessary process for the organization to function more efficiently
3. Delegation allows managers to focus energies on the tasks of priority
4. Delegation allows subordinates to grow and develop.

Senin, 05 Desember 2011

authority and delegation

Nama : Muhamad Darno
Nim : 2011 145 050


1. Conclusion
authority:
Is right to do something or ordering others to do or not do anything to achieve certain goals
1.Teori formal
That authority is conferred or inherited.
2. Reception theory
That person's authority arises only when it is received by groups or individuals.

Power

Is the ability to influence individuals, groups, decision or event.
Power is divided into:
 Power remuneration
 The power of coercion
 Power legitimate
 The power of information control
 The power of role models
 The power of expert

influence
Is a social transaction in which a person or group persuaded by someone or other groups to conduct activities in accordance with their expectations that influence.


delegation
The delegation of formal authority and responsibility to others to carry out certain activities. Usually made from superior to subordinate

No. 2
Because usually people who are given assignments to see who the person who mamberikan delegation. What is his authority and pangaruhnya for the company. If the high authority and great pangaruhnya for the company that person is willing to do (work assignments). If not then the opposite
no. 3
 Delegation allows managers to achieve more than when handling the task themselves  can create / achieve maximum results because it combines some of the results of delegation

 Delegation is a necessary process for the organization to function more efficiently  with a delegation of the organization is more active role, because the manager not only work alone but there are organizations that assist him in doing the work
 Delegation allows managers to focus energies on priority tasks  managers can better focus on whole perform tasks that are important, because other non-operational tasks can be done by his subordinates by delegating
 Delegation allows subordinates to grow and develop subordinates  could play a more active because of the presence of delegating the responsibility of being a larger and a challenge for subordinates.
No. 4
managers need to estimate or calculate the number of subordinates and the number of lines of responsibility held by managers, in order to align the number of subordinates and lininya to be appropriate in the amount of handling so that each line can be done effectively and efficiently. Managers should be able to distribute tasks to subordinates that he has to be sufficient in dealing with each line
The way managers in delegating
 Make a plan ahead and prevent problems.
 Setting realistic goals and objectives
 To approve the employment standards
 Align duty or obligation to the ability of subordinates
 Train and develop subordinate staff by providing duty and authority of both written and oral.
 To control and coordinate the work of subordinates by measuring the achievement of objectives based on standards and provide feedback achievements.
 Visit subordinates more often and listen to complaints - complaints.
 Help them to solve the problem by providing a useful new ideas.
 Provide 'reward' for the results achieved.
 Do not take back the task has been delegated

Selasa, 22 November 2011

tugas online FO II

Job Description Reception

resepsionis adalah orang atau orang-orang yang bekerja di meja depan hotel, ucapan tamu pada saat kedatangan dan membantu mereka dengan masalah selama mereka tinggal. Seorang resepsionis hotel juga dapat disebut sebagai petugas meja. Kebanyakan hotel hanya memerlukan resepsionis mereka untuk memiliki ijazah sekolah tinggi atau setara, meskipun beberapa mungkin memiliki gelar sarjana di wilayah seperti bisnis atau manajemen hotel.
Dalam hari untuk bekerja hari, seorang resepsionis hotel mungkin akan perlu menjawab telepon ketika tamu potensial panggilan, untuk menjawab pertanyaan atau mengambil pemesanan. Dia atau dia akan perlu untuk mempertahankan catatan dan mungkin menciptakan dan menjaga sistem pengarsipan, dan menjaga area kerja nya rapi karena itu adalah hal pertama seorang tamu akan melihat saat memasuki hotel. Ketika tamu tiba, resepsionis hotel akan selesai check in proses.
Hal ini melibatkan menugaskan kamar untuk tamu, menciptakan kunci, dan menjelaskan kebijakan mengenai check-out kali dan setiap makan disertakan. Resepsionis akan perlu untuk mempertahankan laci kas dalam rangka untuk menerima pembayaran untuk kamar, baik pada kartu tunai atau kredit. Dia juga mungkin perlu mengatur account biaya untuk para tamu untuk digunakan selama mereka menginap, sehingga mereka mampu mengisi hal-hal ke kamar mereka, dan membayar untuk itu semua sekaligus pada saat check-out.
Sebuah resepsionis hotel tersedia bagi para tamu untuk menjawab pertanyaan di sepanjang tinggal mereka. Para tamu hanya bisa menghubungi meja depan, atau mereka mungkin berhenti. Jika tamu memiliki masalah, resepsionis harus mampu memecahkan masalah sendiri, atau langsung tamu untuk seseorang yang dapat. Akhirnya, resepsionis hotel akan membantu tamu untuk memeriksa dan menerima pembayaran akhir untuk kamar dan layanan mereka. Resepsionis harus memastikan para tamu telah tinggal menyenangkan, dan mendengarkan setiap saran yang mereka miliki untuk perbaikan.
Resepsionis Hotel membutuhkan keahlian komputer yang baik dan keterampilan matematika, serta kemampuan untuk menyediakan layanan pelanggan yang baik. Resepsionis mungkin salah satu karyawan hotel hanya itu tamu melihat selama mereka menginap, jadi penting bahwa mereka mewakili pembentukan baik. Resepsionis dapat bekerja penuh atau paruh waktu, dan hotel sering akan memiliki seorang resepsionis di meja depan 24 jam sehari, sehingga shift dapat bervariasi secara signifikan. Resepsionis Hotel mungkin dapat dipromosikan ke posisi pengawas jika mereka berhasil di pekerjaan mereka.

Refernsi : http://www.wisegeek.com/what-is-a-hotel-receptionist.htm


Seorang resepsionis hotel biasanya bekerja di belakang meja depan dekat pintu masuk hotel. Resepsionis hotel yang paling gaun untuk proyek citra profesional untuk majikan mereka. Sebuah pekerjaan resepsionis hotel termasuk tugas dan tanggung jawab bisa. Tidak ada persyaratan pendidikan khusus untuk menjadi resepsionis hotel, meskipun kebanyakan majikan lebih suka mempekerjakan seseorang dengan ijazah sekolah tinggi.

1. Arti
resepsionis hotel sering satu-satunya karyawan dengan siapa para tamu berinteraksi. Oleh karena itu, penting bahwa karyawan tersenyum dan menyapa tamu-tamu mereka dengan cara yang ramah. Tugas resepsionis hotel terutama meliputi membantu para tamu check-in, menyediakan mereka dengan kunci, dan menunjukkan mereka di mana kamar mereka berada. Resepsionis Hotel juga bertanggung jawab untuk membantu para tamu ketika mereka check out dari hotel dan penanganan pembayaran mereka.
2.Fungsi
Sebuah pekerjaan resepsionis hotel juga memerlukan memastikan kebutuhan para tamu 'terpenuhi, mengirim mereka ketika mereka meminta persediaan mereka, dan bahkan menyimpan barang berharga mereka. Resepsionis Hotel juga mengambil pemesanan melalui telepon, dan bahkan memberikan arah ke hotel bila perlu. Para karyawan ini juga dapat memberikan panggilan bangun untuk tamu di pagi hari, dan bahkan mengatur transportasi untuk off-situs kunjungan tamu.
3.Pertimbangan
Kadang-kadang, resepsionis akan membantu mengatur pertemuan bisnis bagi perusahaan memegang konvensi di hotel mereka. Akibatnya, mereka mungkin perlu untuk bekerja dengan karyawan lain dalam mendirikan ruang konferensi. Resepsionis Hotel juga mungkin perlu untuk membantu koordinasi pengiriman minuman, makanan ringan dan bahkan makan siang untuk tamu bisnis.
4.Keterampilan
Seperti kantor atau resepsionis gigi, resepsionis hotel harus memiliki komunikasi yang sangat baik dan keterampilan orang, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja '"Outlook Kerja Buku Pegangan: 2010-2010 Edition" di bls.gov. Selain keterampilan berbicara, para karyawan juga harus tahu bagaimana untuk mendengarkan tamu dan memenuhi kebutuhan mereka. Tugas resepsionis hotel juga mengharuskan karyawan untuk memiliki keterampilan komputer, sebagai transaksi hotel yang paling dilakukan pada terminal komputer.
5.Gaji dan Outlook Kerja
Pada Juni 2010, tarif per jam rata-rata resepsionis hotel di Amerika Serikat adalah antara $ 8 dan $ 11, menurut payscale.com. Angka ini membayar akan bervariasi sesuai dengan tempat, kota atau prestise dari hotel. Jumlah pekerjaan resepsionis, termasuk resepsionis hotel, diperkirakan meningkat 15 persen antara 2008 dan 2018, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja.

Referensi : http://www.ehow.com/about_6686346_hotel-reception-job-description.html





TANGGUNG JAWAB RECEPTIONIST
Melayani tamu secara efisien, ramah tamah dan professional di Front Desk, juga selalu meningkatkan dan mempertahankan standard service & keramah tamahan dari waktu ke waktu.

URAIAN TUGAS
Menguasai dan memahami:
- Check in dan check out prosedur
- Product Knowledge
- Melayani tamu check in dan check out.
Melakukan penataan atas ketepatan formulir dan informasi.
Mencatat data “Forwarding Address” tamu.
Membantu tamu dalam pengisian Registration Card, memeriksa kelengkapan dan ketepatan pengisian.
Meminta meng-copy kartu pengenal/Passport tamu bila merasa perlu.
Memberikan kunci kamar sesuai dengan tipe kamar yang diminta.

Referensi : http://www.ihs-indonesia.info/2009/05/responsibility-and-job-description.html

Sabtu, 12 November 2011

CONCEPT OF CORPORATE PLANNING AND
STRATEGIC MANAGEMENT

INTRODUCTION

Company's strategic plan is a long-term plan that is comprehensive, providing a formula to which companies will be directed, and how resources are allocated to achieve the goal for a certain period in a variety of possible circumstances.


CONCEPT DEVELOPMENT PHASE

Stage 1: Budget and financial control. This stage uses the budget as a tool of planning and control. Managerial actions based on short-term projections and oriented business functions, assuming a stable environment.
Stage 2: Long-term planning.
Stage 3: Planning a business strategy. Management's attention shifted from the company's internal functions (production function) to the company's external environment (marketing function). As a result, developing business diversification, there is business segmentation, autonomous business units called strategic business units (strategic business unit, SBU).
Phase 4: Strategic planning company. It is necessary to reduce the internal conflict. Integrated strategic planning which is purely administrative.
Stage 5: Strategic Management. Strategic planning is integrated not only in the sub-system of administration alone, but also various sub-systems in other management processes, such as organizational structure, information, human resource form the corporate culture as a whole. The unification of the various subsystems managerial infrastructure and the establishment of corporate culture is organized, developed and directed the strategic management.




BENEFITS AND THE ROLE OF STRATEGIC PLAN

 Determine the limits of business / business. Selecting the focus area of ​​business that will be developed based on all layers of management.

 Provide direction of the company. Menentuan business boundaries and direction of the company are two sides of same coin which underlies or produced. Secondly it is the basis of priority setting corporate policy and action in the face of environmental change.

 Directing and shaping corporate culture. Strategic plan to support the direction and the formation of corporate culture through a process of interaction, bargaining, or reciprocal communication.

 Maintain a consistent policy and appropriate.

 Maintain flexibility and stability operations.

 Facilitate the preparation of the annual activity plan and budget.


OR METHOD OF MAKING APPROACH
STRATEGIC PLAN

This approach can be categorized into two groups based on the scope and point of discussion on the one hand and the emphasis on process or outcome on the other. In the first grouping, according to Porter, there is a classical approach to dealing with non-classical approach. Then, in the second group there are behavioral approach to dealing with the administrative approach.

1. Classical Approach
The classical approach was introduced by Porter to distinguish common with their own approach. In the environmental analysis included all factors of business environment, either directly or indirectly, so it is global.

This approach is relatively easy because of two things: the information required is global and simple techniques used.

2. Non-Classical Approach
Non-classical approach or the approach focuses on the analysis of Porter's competitive position, so that only the immediate environment of the relevant companies. This approach requires that sufficient information about the parties in the competitive environment. Results are specific about the strategies selected companies.

3. Administrative Approach
The focus of this approach is an official document of strategic plans containing qualified direction and corporate strategy. This approach is less attention to factors and varying levels of commitment and management areas.

4. Behavioral Approach
Contrary to the administrative approach. The emphasis of this approach are the main benefits of a strategic plan rather than on the results of official documents, but on the commitments, agreements, behaviors resulting from the process of drafting the document.


STAGE AND FRAMEWORK ARRANGEMENT
STRATEGIC PLAN

 Formulation of the company's mission;
 Analysis of advantages, weaknesses, opportunities and threats (SWOT);
 Determination of the direction, objectives and strategies;
 Identify the programs and financial projections.

CONCEPT OF STRATEGIC PLANNING


STRATEGIC MANAGEMENT, BUSINESS POLICY,
STRATEGIC PLANNING AND

According to Wheelen and Hunger (1987) strategic management is the set of managerial decisions and actions that determine the performance of business entities in the long run. MS includes the formulation, implementation, and evaluation or control strategy. Thus, the study of strategic management focuses on activities to monitor and evaluate opportunities and environmental constraints, in addition to the strengths and weaknesses of the company. In this case, strategic planning is part of MS, because it does not include the implementation, evaluation, and control strategies, but only includes the formulation of strategy.

On the other hand, is a study of business policies that are integrative and comprehensive as it is more likely to look into the company, with emphasis on the problem of the efficiency of utility-owned resources company. Thus, the formulation of business policy focuses on the general guidelines that allow a better achievement of the mission and goals of the company. So, in strategic management business policy are also covered, but with greater emphasis on environmental aspects and strategy.


EVOLUTION OF MANAGEMENT STRATEGY

According to Gluck, Kaufman and Walleck (1982), there are four phases of the evolution of strategic management:
Phase I: Basic Financial Planning: to seek operational and managerial control either by using the budget as an instrument.

Phase II: Forecast-based planning: seeking a more effective planning system to achieve corporate growth, by estimating a future state for a longer time.

Phase III: externally oriented planning: seeking increased sensitivity to the market and competition by trying to think strategically.

Phase IV: Strategic management: seeking to organize all the resources available to develop the competitiveness and membantuk create the future.

Hax and Majluf (1984), the evolution of strategic management consists of five levels:
I. Bugeting and financial control with the budget as an instrument;
II. Long range planning;
III. Businees strategic planning;
IV. Corporate strategic planning: an integrated long-term planning.
V. Strategic management.


STRATEGIC MANAGEMENT PROCESS MODEL

Hax and Majluf (1984) distinguish two kinds of strategic management process, namely the level of business units (business) and enterprise (corporate).

Strategic Business Planning:
 The mission of the business units.
 Formulation of business strategy and program.
 Formulation and evaluation of specific programs.
 The allocation of resources and performance measurement for management control.
 Budgeting business unit level.
 Approval budgeting of a strategic and operational funds.

Corporate Strategic Planning:
 Vision business entity.
 strategic posture and planning guidelines.
 The mission of the business units.
 Formulation of a comprehensive strategy and work program.
 Formulation of functional strategy.
 Consolidation of strategic business unit and functional strategies.
 Determination and evaluation of specific work programs business unit.
 Determination and evaluation of specific functional work program.
 The allocation of resources and determination of performance measurement.
 Budgeting business unit level.
 Budgeting functional level.
 Konsolisasi budgeting and approval of strategic and operational funds.

Strategic planning model by Pearce II and Robinson (1988) did not distinguish between strategic planning for business units and business entities.
 Company mission.
 Company profile.
 External environment.
 Strategic analysis and choice.
 Long term objective
 Grand Strategy (primary and comprehensive activity plan).
 Annual objectives
 Functional strategies.
 Policies

Rabu, 09 November 2011

DARNO TOURS AND TRAVEL
Jl. Kenanga 3 No.18 Tlp/Fax (021) 5304598 Jakarta
Jakarta, 10 November 2011
Reservation Departement
Arcadia Hotel
Jl.Ampera Raya No.57 Jakarta

Dear Sir/Mam,
I would like to book 10 rooms for 20 person. On book 18 November 2011for 5 night, type of room is deluxe and for contact person is Mr Rayn the number is (021)5304598. they will come to your hotel at for 10 am by bus, so please make sure that the rooms are ready on that time. Because they will be very tried after one day travelling for the billing instruction, my company will pay for the rooms only and another consumptions will be personal account and special request daily news paper and mini bar.
For the rooming list will be sent to your hotel by fax after receiving your confirmation about this reservation. So please send your confirmation as soon as possible. Thank you very much .


My best regard,


Muhamad Darno
Manager of Darno Tours and Travel.






DARNO TOURS AND TRAVEL
Jl. Kenanga 3 No.18 Tlp/Fax (021) 5304598 Jakarta
Jakarta, 10 November 2011

This is the rooming list :
1. Mr. Angga Saputra and Mr. Adytia
2. Mr. Robert and Mr. Andi
3. Mr.Andryansyah and Mr. Aldiansyah
4. Mr.David and Mr. Reynaldo
5. Mr. Arfan and Mr. Hamdani
6. Mr. Augusto and Mr. Halim
7. Mr. Albert and Mr. Ricky
8. Mr. Aldi Andana and Mr. fernando
9. Mr. Agus and Mr. Budi
10. Mr.Gunawan and Mr. Septia Hadi

Selasa, 08 November 2011

Pemesanan Kamar Bagi Tamu Individu
Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu individu adalah :
 Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya :
• jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
• Jumlah orang yang akan menginap
• Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
• Nama tamu yang menginap di hotel
• Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan
• kamar
• Nama perusahaan atau
• Alamat dan nomor telepon perusahaan
• Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
• Permintaan khusus
 Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
 Memblok kamar yang sudah dipesan sesuai dengan tanggal pemesanan
 Memberikan informasi laporan kepada departemen Housekeeping dan F&B
 Menghubungi calon tamu, untuk mengkonfirmasi kembali tentang pemesanan kamr yang sudah dipesan, 3 atau 2 hari sebelum hari kedatangan
 Menanyakan tentang metode pembayaran( jika tidak ada garansi, maka six pm release )
 Melakukan pengarsipan

Pemesanan Kamar Bagi Tamu VIP
Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu VIP adalah :
 Melihat daftar riwayat kunjungan tamu
Apakah tamu tersebut sudah pernah menginap sebelumnya atau tidak. Jika tidak maka langkah yang harus dilakukan adalah :
 Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya
 Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
 Memblok kamar yang sudah dipesan sesuai dengan tanggal pemesanan
 Memberikan informasi laporan kepada depaertemen Housekeeping ,F&B, GRO (untuk menyiapkan fruit basket bahwa akan ada tamu VIP yang menginap)
 Menghubungi calon tamu, untuk mengkonfirmasi kembali tentang pemesanan kamr yang sudah dipesan, 3 atau 2 hari sebelum hari kedatangan
 Menanyakan tentang metode pembayaran ( jika tidak ada garansi, maka six pm release )
 Melakukan pengarsipan
Pemesanan Kamar Bagi Tamu Rombongan
 Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu rombongan:
• Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya :
• jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
• Jumlah orang yang akan menginap
• Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
• Nama tamu yang menginap di hotel
• Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan
• kamar
• Nama perusahaan atau biro perjalana
• Alamat dan nomor telepon perusahaan
• Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
 Permintaan khusus
 Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
 Memberikan informasi/laporan kepada departemen lain terutama Sales manager, Housekeeping Manager dan F&B Manager.
 Menghubungi pihak pemesan kamar untuk memastikan pemesanan kamarnya dalam jangka waktu 30 hari sebelum kedatangan tamu
 30 hari sebelum tamu rombongan datang minimal sudah diterima daftar nama tamu yang akan menginap.
 Dua minggu sebelumnya beberapa informasi sudah diterima:
o Daftar nama tamu (rooming list) beserta nama pimpinan rombongan.
o Rincian acara dan permintaan yang berhubungan dengan makanan dan minuman.
o Waktu/jam kedatangan dan keberangkatannya dari hotel.
o Masalah pembayaran.
o Permintaan khusus yang perlu dipersiapkan.
 Melakukan pengarsipan

Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:

a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap
c. Mencoret slip pemesanan kamar
d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip

istilah istilah dalam reservasi

Istilah istilah dalam reservasi
Reservation transaction report
Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan- perubahan reservasi dan pembatalan.

Room availability report
Laporan yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yangtersedia untuk dijual.

Group status report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.

Special arrival list
Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.

Turn-away report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak, hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalamai fully booked


Reservation histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, overstays dan understays pada periode tertentu .

P/A : Personal account, Yaitu pembayaran kontan oleh tamu yang bersangkutan
C/A : Company account, Yaitu pembayaran ditanggung oleh suatu kantor agen perjalanan
R/O : Room Only, Yaitu pembayaran yang ditanggung kamarnya saja
R/M : Room and Meals, Yaitu pembayaran yang di tanggung dengan sewa kamar dan biaya makan
Deposit : Pemnbayaran dilakukan oleh tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu dalam jumlah tertentu sebagai uang muka
Walk In Guest : Tamu yang menginap di hotel tanpa memesan kamar terlebih dahulu atau yang datang langsung ke hotel
Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar
Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di huni tamu
special Request : yaitu permintaan khusus tamu didalam reservasi
Amandement of reservation : yaiti perubahan atas suatu pemesanan kamar yang sudah dilakukan
Expected arrival detail : yaitu daftar kehadiran tamu yang diharapkan dating pada hari ini
Expected departure list : daftar keberangkatan yamu yang diharapkan hari ini

a.6.pm release.
Status reservasi kamar ini sering didasarkan pada waktu tamu tiba di hotel. Jika tamu tiba (check-in) sebelum batas waktu kedatangan yang ditentukan oleh hotel jam 6 sore, tamu tersebut akan mendapatkan kamar sesuai dengan pesanannya, namun tamu hingga waktu tersebut belum tiba, maka kamar akan dijual kepada tamu lainnya, artinya pemesanan kamar otomatis dibatalkan setelah melewati waktu tersebut.

b. Guaranteed arrival.
Status reservasi kamar ini kebalikan dari status reservasi 6.p.m release. Kalau status reservasi 6.p.m release tidak ada jaminan dari pihak pemesan. Sedangkan status reservasi guaranteed arrival adanya jaminan pembayaran dari pihak pemesan, sehingga tamu yang bersangkutan terlambat check-in atau tidak datang dihotel, maka kamar masih tersedia untuknya. Kamar bersangkutan akan dibiarkan kosong dan tidak dijual kepada siapapun sampai dengan waktu check-out pada keesokan harinya.

Selasa, 01 November 2011

tuga manajemen online

1. perencanaan
adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.


2.keuntungan adanyaperencanaan
pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluatingadalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

3. Dasar dasar pembuatan planning
1. forecasting : proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Forecasting meliputi : a)forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli. B). forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario : meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi. Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. benchmarking : perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan nya : untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan (perencanaan partisipatif yang aktif) : perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.

5. penggunaan staf perencana ( fungsi staf perencana) : bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen


4. Isi perencanaan
Orientasi Perencanaan

Hakekat perencanaan adalah sama untuk semua level/jenjang organisasi dimana merupakan langkah persiapan dalam menghadapi masa depan dan mencerminkan effort untuk mendapatkan hasil yang terbaik dengan dukungan sumber daya yang dimiliki. Berikut adalah pengelompokan atau penekanan orientasi perencanaan terhadap level manajerial dalam sebuah organisasi.
Tabel 4.1 Pengelompokan Orientasi Perencanaan Terhadap Level Manajemen

No Dimensi Manajemen Puncak Manajemen Menengah Manajemen Lini Pertama
1 Fokus Keselamatan dan pengembangan jangka panjang Kompetisi dan pengembangan sumber daya Problem operasional
2 Tujuan Posisi masa depan Keuntungan masa depan Keuntungan jangka pendek
3 Proses Formulasi kebijakan dan strategi Perumusan sasaran dan program Implementasi program
4 Kendala/ pembatas Sumber daya global dimasa depan a. sumber daya terpakai di masa depan
b. Business key success factors Sumber daya yang kini tersedia
5 Hasil Pertumbuhan yang berkelanjutan Pengembangan potensi masa depan Efisiensi dan stabilitas
6 Informasi Kecenderungan a. Kekuatan dan kelemahan
b. Informasi fungsional Kemajuan pelaksanaan kegiatan
7 Organisasi Entrepreneurial dan fleksibel Profesional Terstruktur dan stabil
8 Pemencahan Persoalan a. Antisipatif
b. Butuh pendekatan baru
c. Berisiko tinggi a. Pendekatan sistem
b. Resiko rasional a. Reaktif
b. Berdasarkan pengalaman
c. Beresiko rendah
d. c. d.




Contoh kasus :
Dalam berwirausaha kita harus mempunyai suatu perencanaan agar usaha kita kedepan nya dapat berjalan dengan lancar.
Rencana yang harus kita pahami dan harus kita praktekan yaitu :
a. Situasi Pasar. Data dan informasi mengenai besar dan pertumbuhan pasar selama beberapa tahun dan kecenderungannya pada beberapa tahun mendatang, serta kecenderungan perubahan persepsi dan perilaku konsumen.
b. Situasi Produk. Data perkembangan penjualan, tingkat harga, marjin kontribusi, dan keuntungan.
c. Situasi Persaingan. Data pesaing menyangkut, kapsitas, pangsa pasar, tujuan dan strategi, mutu produk, dan berbagai karakteristik pesaing yang relevan.
d. Situasi Distribusi. Jenis, jumlah, wilayah dan peranan saluran distribusi (mis. sumber informasi, sarana promosi, berusaha menambah pembeli, melakukan penyesuaian, melakukan negosiasi harga dan cara pembayaran, melakukan distribusi fisik saja, melakukan pembiayaan distribusi, dan atau turut menanggung resiko.Situasi Lingkungan Makro. Situasi lingkungan demografi, ekonomi, sosial budaya, politik, hukum, hankam, dan teknologi.
3. Analisis SWOT dan Analisis Masalah. Melakukan identifikasi dan analisis terhadap peluang dan ancaman yang mungkin dihadapi oleh perusahaan sebagai hasil intraksi lingkungan eksternal yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan. Pengaruh hasil intraksi lingkungan internal perusahaan juga perlu diidentifikasi dan dianalisis berupa kekuatan dan kelemahan. Dengan demikian, setelah analisis SWOT dilakukan dirumuskanlah masalah-masalah pokok yang harus dijadikan dasar dalam penentuan sasaran, strategi dan rencana aksi/taktik.
4. Sasaran. Mendefinisikan sasaran (tujuan) yang ingin dicapai, baik sasaran keuangan maupun sasaran pemasaran. Sasaran keuangan antara lain adalah ROI, Arus kas, dan keuntungan. Sasaran pemasaran antara lain adalah target dan pertumbuhan penjualan, pangsa pasar, jangkauan pemasaran, jumlah saluran distribusi, tingkat harga, dll
5. Strategi Pemasaran. Strategi pemasaran dirumuskan berdasarkan SWOT dan sasaran yang ingin dicapai, dan penetapannya terutama didasarkan pada pertimbangan biaya dan manfaat, serta kemampuan sumberdaya untuk melaksanakannya. Contoh pernyataan strategi pemasaran kecap lokal merek X (hipotetik) dipaparkan di bawah ini.
. Pasar sasaran : Kelas menengah ke bawah.
a. Penempatan : Produk kecap yang kaya dengan protein, enak dan murah
b. Lini produk : Melakukan diversifikasi merek dan kemasan untuk membedakan segmen pasar kelas menengah dan kelas bawah dan dengan harga yang berbeda.
c. Harga : Sedikit lebih rendah dari harga pesaing
d. Saluran distribusi : Konsentrasi pada warung-warung, grosir, dan warung baso, dan mie rebus.
e. Tenaga penjual : Menambah jumlah dan meningkatkan kemampuan tenaga penjual serta memberikan insentif yang baik.
f. Pelayanan : Produk mudah dan murah untuk diperoleh.
g. Promosi : Meningkatkan anggaran promosi untuk mencetak leaflet/ spanduk kecil yang akan ditempatkan di warung-warung, serta untuk hadiah.
h. Litbang : Menaikkan anggaran sebesar 10% untuk menyempurnakan disain label kemasan untuk segmen kelas menengah.
i. Riset Pemasaran : Menekankan pada kegiatan marketing intelegent untuk mengamati gerak-gerik pesaing, serta melakukan jajak pendapat mengenai persepsi konsumen terhadap produk kecap merek X.
6. Program Aksi. Berisi rincian setaip unsur dari strategi pemasaran yang telah disusun, terutama untuk menjawab apa yang akan dilakukan, kapan dilakukan, siapa yang melakukan, dan berapa biayanya?.
7. Proyeksi Rugi Laba. Menyusun anggaran dan proyeksi rugi laba dari rencana pemasaran yang akan dilakukan.
8. Pengendalian. Menyusun rencana evaluasi dan monitoring secara berkala mengenai pelaksanaan rencana, sehingga penyimpangan dalam pelaksanaan dapat segera dilakukan pengendalian.

Senin, 24 Oktober 2011


SKILL MANAGER


220px-Keterampilan_manajemen




This image shows the required skills managers at every level.
1. Conceptual skills (conceptional skills)
Is the mental ability to coordinate & integrate all interests and activities of the organization.
An example top-level managers (top manager) must have the skills to make the concepts, ideas, and ideas for the betterment of the organization. The idea or ideas and concepts are then to be translated into an action plan to realize the idea or concept that. The process of elaboration of the idea into a concrete plan of work is usually referred to as the planning process or planning. Therefore, conceptual skills are also meruipakan skills to make the plan work.
2. Skills relate to other people (humanity skills)
Is the ability to work with other people understand & motivate individuals or groups. That is, managers also need to be equipped with the skills to communicate or relate to other people skills, also called human skill.
For example: A Manager must be able to create a persuasive communication with the employee who leads. With a persuasive communication, friendship, and fatherhood will make employees feel valued and then they will be open to the boss. Communication skills required, both at the level of top management, middle, and bottom.
3. Technical skills (technical skills)
Traffic is to use equipment - equipment, procedures or techniques of a particular field, such as accounting, production, sale, or machining.
      
These skills are generally a provision for managers at lower levels.
For example: A Houseman have to understand how do I use the washing machine Floor
4. Administrative Skills
Is the ability associated with planning, organizing. Penyususan, staffing, and supervision.
In addition to the above four basic skills, Ricky W. Griffin added two basic skills that need to be owned by managers, namely: [4]
1. Time management skills
Is a skill that refers to the ability of a manager to use his time wisely.
2. example as a manager, Mr. X paid $ 2,000,000 per year. If it is assumed that he worked for 50 hours per week with 2 weeks vacation time, then the salary of Mr.. X for each hour is $ 800 per hour-about $ 13 per minute. From there we can see that every minute was wasted would be very detrimental to the company. Most managers, of course, has a much smaller salary darimr. X. However, the time they have remained a valuable asset, and menyianyiakannya means a waste of money and reduce the company productivity.

In addition to the above four basic skills, Ricky W. Griffin added two basic skills that need to be owned by managers, namely: [4]
1. Time management skills
Is a skill that refers to the ability of a manager to use his time wisely.
 example as a manager, Mr. X paid $ 2,000,000 per year. If it is assumed that he worked for 50 hours per week with 2 weeks vacation time, then the salary of Mr.. X for each hour is $ 800 per hour-about $ 13 per minute. From there we can see that every minute was wasted would be very detrimental to the company. Most managers, of course, has a much smaller salary darimr. X. However, the time they have remained a valuable asset, and menyianyiakannya means a waste of money and reduce the company productivity.
2. Decision-making skills
Is the ability to define problems and determine how best to solve it. Decision-making ability is the most important for a manager, especially for the top managers (top manager). Griffin proposes three steps in decision making. First, a manager must define the problem and look for alternatives that can be taken to solve them. Second, managers must evaluate each of the alternatives and choose an alternative that is considered the most good. And lastly, managers must implement alternatives that have been his choice as well as monitor and evaluate them to stay on the right track.




Senin, 17 Oktober 2011

tugas manajemen II ( tingkata manager)


TINGKATAN MANAJER

Penentu pekerjaan manajer yang paling penting adalah tingkatan hierarki. Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi tiga tingkatan yaitu : manajer puncak (top manager), manajer menengah (middle manager) , dan manajer lini pertama.
tingkatan-manajer


1.Manajer Puncak (top manager)

Manajer puncak berada pada puncak hierarki dan bertanggung jawab atas keseluruhan organisasi. Mereka menyandang jabatan seperti presiden, ketua, direktur eksekutif, presiden direktur (chief executive officer - CEO), dan wakil presiden eksekutif. Manajer puncak bertanggung jawab untuk menentukan tujuan organisasi, menetapkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, mengawasi dan menginterpretasikan lingkungan eksternal, serta mengambil keputusan yang mempengaruhi  seluruh organisasi. Mereka memandang kedepan dalam jangka panjang , memperhatikan tren lingkungan secara umum, dan keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. Di antara tanggung jawab yang paling penting untuk manajer puncak adalah mengkomunikasikan visi bersama untuk organisasi, membentuk budaya perusahaan, dan menjaga semangat kewirausahaan yang dapat membantu perusahaan menyeimbangi perusahaan yang cepat. Terlebih pada masa sekarang, manajer puncak harus melibatkan pengetahuan, keahlian, dan kemampuan unik dari masing – masing karyawan.
Contohnya kasus : Selama 3 bulan terakhir departemen housekeeping selalu mendapat komplain dari tamu dan occupancy menjadi turun. Dan seorang gran manajer harus mengambil tindakan yaitu dengan mengganti executive housekeeper dari departemen lain untuk merubah keadaan menjadi lebih baik.

2. Manajer Menengah (middle manager)

          Manajer menengah bekerja pada tingkat menengah organisasi dan bertanggung jawab atas unit usaha dan departemen utama. Contoh manajer menengah ini adalah kepala departemen, kepala divisi, manajer kendali mutu, dan direktur laboratorium riset. Manajer menengah umumnya memiliki dua atau lebih tingkatan manajemen di bawahnya. Mereka bertanggung jawab atas implementasi strategi secara keseluruhan dan kebijakan yang ditentukan oleh manajer puncak. Manajer menengah umumnya berurusan dengan masa depan yang tidak terlalu jauh dan diharapkan dapat membina hubungan baik dengan sesama manajer di dalam organisasi, mendorong kerja tim, dan menyelesaikan konflik.


3. Manajer Lini Pertama (first-line manager)

          Manajer lini pertama secara langsung bertanggung jawab atas produksi barang dan jasa. Mereka merupakan tingkatan pertama atau kedua manajemen dan memegang jabatan sebagai penyelia, manajer lini, kepala seksi, dan manajer kantor. Mereka bertanggung jawab atas sekelompopk karyawan non manajemen. Perhatian mereka yang utama adalah penerapan aturan dan prosedur untuk mencapai produksi yang efisien, memberikan bantuan teknis, dan memotivasi bawahan. Jangka waktu pada tingkat ini terbilang pendek , dengan penekanan pada pencapaian tujuan dari hari kehari.
Contoh kasus : Supervisor Housekeeping
Seorang supervisor bertugas membantu tugas yang diberikan oleh seorang executive housekeeper, mengecek pekerjaan dari seorang roomboy. Apakah kamar sudah benar benar bersih ,rapih dan siap untuk dijual.
Pada saat mengecek pekerjaan seorang roomboy, supervisor melihat Dia mendusting menggunakan pillow case. Maka tindakan yang harus dilakukannya adalah memberikan surat peringatan pertama.
                                                                                                     
4.Non manajerial
Bertugas melangsungkan seluruh kegatan operasional di hotel yang ada disetiap departemennya.
Contohnya : Departemen Housekeeping
Tugasnya adalah menangani kegiatan kegiatan kerja yang berkaitan dengan kebersihan,pengaturan/penataan,kelengkapan dan kenyamanan,bagi kamar-kamar tamu serta ruang ruangumum hotel.Departement ini juga menangani penyediaan dan pendistribusian lena dan uniform karyawan hotel,termasuk pula bunga.Departement ini terdiri dari seksi-seksi:
·        Floor section: bertugas menangani penyiapan kamar tamu hotel siap huni dengan cara membersihkan, menata, mengatur, dan melengkapi fasilitasnya.
·        Uniform & linen room : menyediakan dan mendistribusikan linen-linen hotel serta pakaian seragam para karyawan.

tugas manajemen II ( tingkatan manager)

TINGKATAN MANAJER

Penentu pekerjaan manajer yang paling penting adalah tingkatan hierarki. Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi tiga tingkatan yaitu : manajer puncak (top manager), manajer menengah (middle manager) , dan manajer lini pertama.
tingkatan-manajer

1.Manajer Puncak (top manager)

Manajer puncak berada pada puncak hierarki dan bertanggung jawab atas keseluruhan organisasi. Mereka menyandang jabatan seperti presiden, ketua, direktur eksekutif, presiden direktur (chief executive officer - CEO), dan wakil presiden eksekutif. Manajer puncak bertanggung jawab untuk menentukan tujuan organisasi, menetapkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, mengawasi dan menginterpretasikan lingkungan eksternal, serta mengambil keputusan yang mempengaruhi  seluruh organisasi. Mereka memandang kedepan dalam jangka panjang , memperhatikan tren lingkungan secara umum, dan keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. Di antara tanggung jawab yang paling penting untuk manajer puncak adalah mengkomunikasikan visi bersama untuk organisasi, membentuk budaya perusahaan, dan menjaga semangat kewirausahaan yang dapat membantu perusahaan menyeimbangi perusahaan yang cepat. Terlebih pada masa sekarang, manajer puncak harus melibatkan pengetahuan, keahlian, dan kemampuan unik dari masing – masing karyawan.
Contohnya kasus : Selama 3 bulan terakhir departemen housekeeping selalu mendapat komplain dari tamu dan occupancy menjadi turun. Dan seorang gran manajer harus mengambil tindakan yaitu dengan mengganti executive housekeeper dari departemen lain untuk merubah keadaan menjadi lebih baik.

2. Manajer Menengah (middle manager)

          Manajer menengah bekerja pada tingkat menengah organisasi dan bertanggung jawab atas unit usaha dan departemen utama. Contoh manajer menengah ini adalah kepala departemen, kepala divisi, manajer kendali mutu, dan direktur laboratorium riset. Manajer menengah umumnya memiliki dua atau lebih tingkatan manajemen di bawahnya. Mereka bertanggung jawab atas implementasi strategi secara keseluruhan dan kebijakan yang ditentukan oleh manajer puncak. Manajer menengah umumnya berurusan dengan masa depan yang tidak terlalu jauh dan diharapkan dapat membina hubungan baik dengan sesama manajer di dalam organisasi, mendorong kerja tim, dan menyelesaikan konflik.

3. Manajer Lini Pertama (first-line manager)

          Manajer lini pertama secara langsung bertanggung jawab atas produksi barang dan jasa. Mereka merupakan tingkatan pertama atau kedua manajemen dan memegang jabatan sebagai penyelia, manajer lini, kepala seksi, dan manajer kantor. Mereka bertanggung jawab atas sekelompopk karyawan non manajemen. Perhatian mereka yang utama adalah penerapan aturan dan prosedur untuk mencapai produksi yang efisien, memberikan bantuan teknis, dan memotivasi bawahan. Jangka waktu pada tingkat ini terbilang pendek , dengan penekanan pada pencapaian tujuan dari hari kehari.
Contoh kasus : Supervisor Housekeeping
Seorang supervisor bertugas membantu tugas yang diberikan oleh seorang executive housekeeper, mengecek pekerjaan dari seorang roomboy. Apakah kamar sudah benar benar bersih ,rapih dan siap untuk dijual.
Pada saat mengecek pekerjaan seorang roomboy, supervisor melihat Dia mendusting menggunakan pillow case. Maka tindakan yang harus dilakukannya adalah memberikan surat peringatan pertama.

4.Non manajerial
Bertugas melangsungkan seluruh kegatan operasional di hotel yang ada disetiap departemennya.
Contohnya : Departemen Housekeeping
Tugasnya adalah menangani kegiatan kegiatan kerja yang berkaitan dengan kebersihan,pengaturan/penataan,kelengkapan dan kenyamanan,bagi kamar-kamar tamu serta ruang ruangumum hotel.Departement ini juga menangani penyediaan dan pendistribusian lena dan uniform karyawan hotel,termasuk pula bunga.Departement ini terdiri dari seksi-seksi:
·        Floor section: bertugas menangani penyiapan kamar tamu hotel siap huni dengan cara membersihkan, menata, mengatur, dan melengkapi fasilitasnya.
·        Uniform & linen room : menyediakan dan mendistribusikan linen-linen hotel serta pakaian seragam para karyawan.
·        Houseman : bertugas menangani kebersihan, penataan, dan kelengkapan ruang ruang umum termasuk fasilitas rest room.
·        Swimming pool : bertugas pelayanan kolam renang, termasuk kebersihan, keamanan dan penyediaan fasilitas renang.
·        HK secretary office : bertugas menangani tugas- tugas kerja kesekretariatan housekeeping departemen hotel.

Contoh kasus : ketika roomboy sedang bekerja tiba tiba ada seorang tamu yang ingin di bukakan pintu kamarnya. Dia beralasan bahwa kunci kamarnya tertinggal didalam kamar. Yang diharus di lakukan oleh seorang roomboy adalah mengkonfirmasi nama tamu tersebut ke bagian housekeeping office atau menugaskan tamu tersebut ke bawah, menemui recepsioniist untuk mendapatkan kunci kamar yang baru.

Senin, 10 Oktober 2011


PERLUNYA MANAJEMEN WAKTU UNTUK MENCAPAI SEBUAH KEBERHASILAN

Pada dasarnya setiap orang memiliki modal waktu yang sama, 24 jam dalam sehari. Tapi mengapa ada sebagian orang yang dengan aktifitasnya mengaku “sibuk”, padahal jadwal kegiatannya “tak sesibuk” orang lain yang jauh lebih padat dan powerfull. Dalam rentang waktu yang sama, bisa jadi 2 orang yang berbeda menghasilkan output yang berbeda, baik jumlah maupun kualitasnya. Mengapa?
Kondisi itulah yang menunjukan bahwa adanya manajemen waktu sangatlah penting dalam pencapaian sebuah keberhasilan. Sebab dengan manajemen waktu yang baik, seluruh kegiatan dapat terjadwal rapi dan semuanya terselesaikan. Langkah apa sajakah yang perlu dilakukan dalam mengatur waktu yang baik dan efektif?
Berikut adalah tips-tips manajemen waktu yang biasa di terapkan setiap harinya untuk mencapai sebuah keberhasilan:
1. Mulailah dengan membuat skala prioritas.
        Ketika tugas atau pekerjaan kita menumpuk, waktu 24 jam per hari rasanya tidak cukup untuk menyelesaikan semua tugas tersebut. Untuk itu buatlah skala prioritas pekerjaan manakah yang paling penting dan harus segera diselesaikan, serta pekerjaan manakah yang bisa dikerjakan belakangan. Dengan begitu semua target Anda dapat terselesaikan tepat pada waktunya
2. Belajar disiplin dan tidak menunda pekerjaan.
       Membiasakan diri untuk disiplin dalam mengerjakan semua pekerjaan, mendorong kita untuk segera menyelesaikannya langsung tanpa harus menunda-nunda. Sebab semakin lama kita menunda sebuah pekerjaan, maka semakin besar pula rasa malas yang kita bangun. Hal inilah yang membuat pekerjaan kita hanya akan menumpuk, tanpa ada yang terselesaikan dengan tuntas. Karena itu membangun disiplin diri menjadi langkah awal untuk bisa sukses menjalankan manajemen waktu yang sudah direncanakan.
3. Buatlah jadwal sebagai alat bantu manajemen waktu.
       Salah satu alat bantu yang dapat mengingatkan Anda dengan segala pekerjaan yang harus diselesaikan yaitu jadwal kegiatan Anda. Usahakan Anda memiliki jadwal rencana kegiatan harian, dan pastikan Anda mencantumkan pekerjaan apa saja yang harus Anda selesaikan pada hari itu. Jadi, Anda mengingat setiap pekerjaan yang harus segera diselesaikan dan dapat mengatur waktunya dengan baik.
4. Upayakan selalu fokus dan tuntaskan setiap pekerjaan       Anda.
        Mengerjakan lebih dari satu tugas dalam waktu yang bersamaan tentunya tidak akan menghasilkan output yang optimal.  Lebih baik kita fokus untuk menuntaskan satu tugas terlebih dahulu, baru selanjutnya kita mengerjakan tugas berikutnya. Cara ini sangat membantu Anda untuk bekerja secara efektif, sehingga semua tujuan Anda dapat tercapai sesuai dengan target waktunya.
5. Hargailah setiap waktu yang Anda habiskan.
       Manfaatkan setiap waktu yang Anda habiskan sesuai dengan kebutuhannya. Misalnya saja saat jam kerja, maka gunakan tenaga dan pikiran Anda untuk fokus menyelesaikan pekerjaan dan tugas Anda. Begitu juga pada saat jam istirahat, hargai serta manfaatkanlah untuk refresing dan sejenak mengistirahatkan pikiran Anda. Sehingga pada saat masuk jam kerja, pikiran dan tenaga Anda siap digunakan untuk bekerja kembali secara optimal. Dengan menghargai waktu yang Anda miliki sesuai dengan porsinya, maka setiap jam yang Anda lewati akan memberikan manfaat bagi Anda.
Pastikan tidak ada waktu Anda yang terbuang sia-sia, karena manajemen waktu merupakan awal sebuah keberhasilan Anda. Semoga informasi ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca, selamat berkarya dan salam sukses.




Pengertian efektif
Menurut kamus besar bahasa Indonesia, Kata efektif berarti ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya); manjur atau mujarab (tt obat); dapat membawa hasil; berhasil guna (tt usaha, tindakan); mulai berlaku (tt undang-undang, peraturan). Sedangkan definisi dari kata efektif yaitu suatu pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan
cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Misalnya jika suatu pekerjaan dapat selesai dengan pemilihan cara-cara yang sudah ditentukan, maka cara tersebut adalah benar atau efektif à Dalam melakukan making bed ada cara-caranya untuk mempermudah kita dalam mengerjakannya
Pengertian Efisien
Sedangkan arti kata efisien menurut kamus besar bahasa Indonesia yaitu tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna. Sedangkan definisi dari efisien yaitu Sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum. Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima. Misalnya jika kita sedang make up the room, setelah making bed dan cleaning bathroom,  sebaiknya kita melakukan dusting  sesuai arah jarum jam, agar tidak ada yang tertinggal/ terlewat.
Jadi menurut saya perbedaan dari kata efektif dan efisien. Efektif lebih kearah melakukan sesuatu dengan benar (do the thing right). Sedangkan efisien berarti melakukan sesuatu yang benar (do the right thing). Jika kita melakukan sesuatu sebaiknya secara efektif dan efisien. Do the Right thing Right atau melakukan sesuatu yang benar dengan cara yang benar.