Pemesanan Kamar Bagi Tamu Individu
Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu individu adalah :
 Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya :
• jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
• Jumlah orang yang akan menginap
• Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
• Nama tamu yang menginap di hotel
• Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan
• kamar
• Nama perusahaan atau
• Alamat dan nomor telepon perusahaan
• Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
• Permintaan khusus
 Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
 Memblok kamar yang sudah dipesan sesuai dengan tanggal pemesanan
 Memberikan informasi laporan kepada departemen Housekeeping dan F&B
 Menghubungi calon tamu, untuk mengkonfirmasi kembali tentang pemesanan kamr yang sudah dipesan, 3 atau 2 hari sebelum hari kedatangan
 Menanyakan tentang metode pembayaran( jika tidak ada garansi, maka six pm release )
 Melakukan pengarsipan

Pemesanan Kamar Bagi Tamu VIP
Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu VIP adalah :
 Melihat daftar riwayat kunjungan tamu
Apakah tamu tersebut sudah pernah menginap sebelumnya atau tidak. Jika tidak maka langkah yang harus dilakukan adalah :
 Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya
 Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
 Memblok kamar yang sudah dipesan sesuai dengan tanggal pemesanan
 Memberikan informasi laporan kepada depaertemen Housekeeping ,F&B, GRO (untuk menyiapkan fruit basket bahwa akan ada tamu VIP yang menginap)
 Menghubungi calon tamu, untuk mengkonfirmasi kembali tentang pemesanan kamr yang sudah dipesan, 3 atau 2 hari sebelum hari kedatangan
 Menanyakan tentang metode pembayaran ( jika tidak ada garansi, maka six pm release )
 Melakukan pengarsipan
Pemesanan Kamar Bagi Tamu Rombongan
 Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu rombongan:
• Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya :
• jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
• Jumlah orang yang akan menginap
• Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
• Nama tamu yang menginap di hotel
• Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan
• kamar
• Nama perusahaan atau biro perjalana
• Alamat dan nomor telepon perusahaan
• Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
 Permintaan khusus
 Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
 Memberikan informasi/laporan kepada departemen lain terutama Sales manager, Housekeeping Manager dan F&B Manager.
 Menghubungi pihak pemesan kamar untuk memastikan pemesanan kamarnya dalam jangka waktu 30 hari sebelum kedatangan tamu
 30 hari sebelum tamu rombongan datang minimal sudah diterima daftar nama tamu yang akan menginap.
 Dua minggu sebelumnya beberapa informasi sudah diterima:
o Daftar nama tamu (rooming list) beserta nama pimpinan rombongan.
o Rincian acara dan permintaan yang berhubungan dengan makanan dan minuman.
o Waktu/jam kedatangan dan keberangkatannya dari hotel.
o Masalah pembayaran.
o Permintaan khusus yang perlu dipersiapkan.
 Melakukan pengarsipan

Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:

a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap
c. Mencoret slip pemesanan kamar
d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip