Job Description Reception
resepsionis adalah orang atau orang-orang yang bekerja di meja depan hotel, ucapan tamu pada saat kedatangan dan membantu mereka dengan masalah selama mereka tinggal. Seorang resepsionis hotel juga dapat disebut sebagai petugas meja. Kebanyakan hotel hanya memerlukan resepsionis mereka untuk memiliki ijazah sekolah tinggi atau setara, meskipun beberapa mungkin memiliki gelar sarjana di wilayah seperti bisnis atau manajemen hotel.
Dalam hari untuk bekerja hari, seorang resepsionis hotel mungkin akan perlu menjawab telepon ketika tamu potensial panggilan, untuk menjawab pertanyaan atau mengambil pemesanan. Dia atau dia akan perlu untuk mempertahankan catatan dan mungkin menciptakan dan menjaga sistem pengarsipan, dan menjaga area kerja nya rapi karena itu adalah hal pertama seorang tamu akan melihat saat memasuki hotel. Ketika tamu tiba, resepsionis hotel akan selesai check in proses.
Hal ini melibatkan menugaskan kamar untuk tamu, menciptakan kunci, dan menjelaskan kebijakan mengenai check-out kali dan setiap makan disertakan. Resepsionis akan perlu untuk mempertahankan laci kas dalam rangka untuk menerima pembayaran untuk kamar, baik pada kartu tunai atau kredit. Dia juga mungkin perlu mengatur account biaya untuk para tamu untuk digunakan selama mereka menginap, sehingga mereka mampu mengisi hal-hal ke kamar mereka, dan membayar untuk itu semua sekaligus pada saat check-out.
Sebuah resepsionis hotel tersedia bagi para tamu untuk menjawab pertanyaan di sepanjang tinggal mereka. Para tamu hanya bisa menghubungi meja depan, atau mereka mungkin berhenti. Jika tamu memiliki masalah, resepsionis harus mampu memecahkan masalah sendiri, atau langsung tamu untuk seseorang yang dapat. Akhirnya, resepsionis hotel akan membantu tamu untuk memeriksa dan menerima pembayaran akhir untuk kamar dan layanan mereka. Resepsionis harus memastikan para tamu telah tinggal menyenangkan, dan mendengarkan setiap saran yang mereka miliki untuk perbaikan.
Resepsionis Hotel membutuhkan keahlian komputer yang baik dan keterampilan matematika, serta kemampuan untuk menyediakan layanan pelanggan yang baik. Resepsionis mungkin salah satu karyawan hotel hanya itu tamu melihat selama mereka menginap, jadi penting bahwa mereka mewakili pembentukan baik. Resepsionis dapat bekerja penuh atau paruh waktu, dan hotel sering akan memiliki seorang resepsionis di meja depan 24 jam sehari, sehingga shift dapat bervariasi secara signifikan. Resepsionis Hotel mungkin dapat dipromosikan ke posisi pengawas jika mereka berhasil di pekerjaan mereka.
Refernsi : http://www.wisegeek.com/what-is-a-hotel-receptionist.htm
Seorang resepsionis hotel biasanya bekerja di belakang meja depan dekat pintu masuk hotel. Resepsionis hotel yang paling gaun untuk proyek citra profesional untuk majikan mereka. Sebuah pekerjaan resepsionis hotel termasuk tugas dan tanggung jawab bisa. Tidak ada persyaratan pendidikan khusus untuk menjadi resepsionis hotel, meskipun kebanyakan majikan lebih suka mempekerjakan seseorang dengan ijazah sekolah tinggi.
1. Arti
resepsionis hotel sering satu-satunya karyawan dengan siapa para tamu berinteraksi. Oleh karena itu, penting bahwa karyawan tersenyum dan menyapa tamu-tamu mereka dengan cara yang ramah. Tugas resepsionis hotel terutama meliputi membantu para tamu check-in, menyediakan mereka dengan kunci, dan menunjukkan mereka di mana kamar mereka berada. Resepsionis Hotel juga bertanggung jawab untuk membantu para tamu ketika mereka check out dari hotel dan penanganan pembayaran mereka.
2.Fungsi
Sebuah pekerjaan resepsionis hotel juga memerlukan memastikan kebutuhan para tamu 'terpenuhi, mengirim mereka ketika mereka meminta persediaan mereka, dan bahkan menyimpan barang berharga mereka. Resepsionis Hotel juga mengambil pemesanan melalui telepon, dan bahkan memberikan arah ke hotel bila perlu. Para karyawan ini juga dapat memberikan panggilan bangun untuk tamu di pagi hari, dan bahkan mengatur transportasi untuk off-situs kunjungan tamu.
3.Pertimbangan
Kadang-kadang, resepsionis akan membantu mengatur pertemuan bisnis bagi perusahaan memegang konvensi di hotel mereka. Akibatnya, mereka mungkin perlu untuk bekerja dengan karyawan lain dalam mendirikan ruang konferensi. Resepsionis Hotel juga mungkin perlu untuk membantu koordinasi pengiriman minuman, makanan ringan dan bahkan makan siang untuk tamu bisnis.
4.Keterampilan
Seperti kantor atau resepsionis gigi, resepsionis hotel harus memiliki komunikasi yang sangat baik dan keterampilan orang, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja '"Outlook Kerja Buku Pegangan: 2010-2010 Edition" di bls.gov. Selain keterampilan berbicara, para karyawan juga harus tahu bagaimana untuk mendengarkan tamu dan memenuhi kebutuhan mereka. Tugas resepsionis hotel juga mengharuskan karyawan untuk memiliki keterampilan komputer, sebagai transaksi hotel yang paling dilakukan pada terminal komputer.
5.Gaji dan Outlook Kerja
Pada Juni 2010, tarif per jam rata-rata resepsionis hotel di Amerika Serikat adalah antara $ 8 dan $ 11, menurut payscale.com. Angka ini membayar akan bervariasi sesuai dengan tempat, kota atau prestise dari hotel. Jumlah pekerjaan resepsionis, termasuk resepsionis hotel, diperkirakan meningkat 15 persen antara 2008 dan 2018, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja.
Referensi : http://www.ehow.com/about_6686346_hotel-reception-job-description.html
TANGGUNG JAWAB RECEPTIONIST
Melayani tamu secara efisien, ramah tamah dan professional di Front Desk, juga selalu meningkatkan dan mempertahankan standard service & keramah tamahan dari waktu ke waktu.
URAIAN TUGAS
Menguasai dan memahami:
- Check in dan check out prosedur
- Product Knowledge
- Melayani tamu check in dan check out.
Melakukan penataan atas ketepatan formulir dan informasi.
Mencatat data “Forwarding Address” tamu.
Membantu tamu dalam pengisian Registration Card, memeriksa kelengkapan dan ketepatan pengisian.
Meminta meng-copy kartu pengenal/Passport tamu bila merasa perlu.
Memberikan kunci kamar sesuai dengan tipe kamar yang diminta.
Referensi : http://www.ihs-indonesia.info/2009/05/responsibility-and-job-description.html
Selasa, 22 November 2011
Sabtu, 12 November 2011
CONCEPT OF CORPORATE PLANNING AND
STRATEGIC MANAGEMENT
INTRODUCTION
Company's strategic plan is a long-term plan that is comprehensive, providing a formula to which companies will be directed, and how resources are allocated to achieve the goal for a certain period in a variety of possible circumstances.
CONCEPT DEVELOPMENT PHASE
Stage 1: Budget and financial control. This stage uses the budget as a tool of planning and control. Managerial actions based on short-term projections and oriented business functions, assuming a stable environment.
Stage 2: Long-term planning.
Stage 3: Planning a business strategy. Management's attention shifted from the company's internal functions (production function) to the company's external environment (marketing function). As a result, developing business diversification, there is business segmentation, autonomous business units called strategic business units (strategic business unit, SBU).
Phase 4: Strategic planning company. It is necessary to reduce the internal conflict. Integrated strategic planning which is purely administrative.
Stage 5: Strategic Management. Strategic planning is integrated not only in the sub-system of administration alone, but also various sub-systems in other management processes, such as organizational structure, information, human resource form the corporate culture as a whole. The unification of the various subsystems managerial infrastructure and the establishment of corporate culture is organized, developed and directed the strategic management.
BENEFITS AND THE ROLE OF STRATEGIC PLAN
Determine the limits of business / business. Selecting the focus area of business that will be developed based on all layers of management.
Provide direction of the company. Menentuan business boundaries and direction of the company are two sides of same coin which underlies or produced. Secondly it is the basis of priority setting corporate policy and action in the face of environmental change.
Directing and shaping corporate culture. Strategic plan to support the direction and the formation of corporate culture through a process of interaction, bargaining, or reciprocal communication.
Maintain a consistent policy and appropriate.
Maintain flexibility and stability operations.
Facilitate the preparation of the annual activity plan and budget.
OR METHOD OF MAKING APPROACH
STRATEGIC PLAN
This approach can be categorized into two groups based on the scope and point of discussion on the one hand and the emphasis on process or outcome on the other. In the first grouping, according to Porter, there is a classical approach to dealing with non-classical approach. Then, in the second group there are behavioral approach to dealing with the administrative approach.
1. Classical Approach
The classical approach was introduced by Porter to distinguish common with their own approach. In the environmental analysis included all factors of business environment, either directly or indirectly, so it is global.
This approach is relatively easy because of two things: the information required is global and simple techniques used.
2. Non-Classical Approach
Non-classical approach or the approach focuses on the analysis of Porter's competitive position, so that only the immediate environment of the relevant companies. This approach requires that sufficient information about the parties in the competitive environment. Results are specific about the strategies selected companies.
3. Administrative Approach
The focus of this approach is an official document of strategic plans containing qualified direction and corporate strategy. This approach is less attention to factors and varying levels of commitment and management areas.
4. Behavioral Approach
Contrary to the administrative approach. The emphasis of this approach are the main benefits of a strategic plan rather than on the results of official documents, but on the commitments, agreements, behaviors resulting from the process of drafting the document.
STAGE AND FRAMEWORK ARRANGEMENT
STRATEGIC PLAN
Formulation of the company's mission;
Analysis of advantages, weaknesses, opportunities and threats (SWOT);
Determination of the direction, objectives and strategies;
Identify the programs and financial projections.
CONCEPT OF STRATEGIC PLANNING
STRATEGIC MANAGEMENT, BUSINESS POLICY,
STRATEGIC PLANNING AND
According to Wheelen and Hunger (1987) strategic management is the set of managerial decisions and actions that determine the performance of business entities in the long run. MS includes the formulation, implementation, and evaluation or control strategy. Thus, the study of strategic management focuses on activities to monitor and evaluate opportunities and environmental constraints, in addition to the strengths and weaknesses of the company. In this case, strategic planning is part of MS, because it does not include the implementation, evaluation, and control strategies, but only includes the formulation of strategy.
On the other hand, is a study of business policies that are integrative and comprehensive as it is more likely to look into the company, with emphasis on the problem of the efficiency of utility-owned resources company. Thus, the formulation of business policy focuses on the general guidelines that allow a better achievement of the mission and goals of the company. So, in strategic management business policy are also covered, but with greater emphasis on environmental aspects and strategy.
EVOLUTION OF MANAGEMENT STRATEGY
According to Gluck, Kaufman and Walleck (1982), there are four phases of the evolution of strategic management:
Phase I: Basic Financial Planning: to seek operational and managerial control either by using the budget as an instrument.
Phase II: Forecast-based planning: seeking a more effective planning system to achieve corporate growth, by estimating a future state for a longer time.
Phase III: externally oriented planning: seeking increased sensitivity to the market and competition by trying to think strategically.
Phase IV: Strategic management: seeking to organize all the resources available to develop the competitiveness and membantuk create the future.
Hax and Majluf (1984), the evolution of strategic management consists of five levels:
I. Bugeting and financial control with the budget as an instrument;
II. Long range planning;
III. Businees strategic planning;
IV. Corporate strategic planning: an integrated long-term planning.
V. Strategic management.
STRATEGIC MANAGEMENT PROCESS MODEL
Hax and Majluf (1984) distinguish two kinds of strategic management process, namely the level of business units (business) and enterprise (corporate).
Strategic Business Planning:
The mission of the business units.
Formulation of business strategy and program.
Formulation and evaluation of specific programs.
The allocation of resources and performance measurement for management control.
Budgeting business unit level.
Approval budgeting of a strategic and operational funds.
Corporate Strategic Planning:
Vision business entity.
strategic posture and planning guidelines.
The mission of the business units.
Formulation of a comprehensive strategy and work program.
Formulation of functional strategy.
Consolidation of strategic business unit and functional strategies.
Determination and evaluation of specific work programs business unit.
Determination and evaluation of specific functional work program.
The allocation of resources and determination of performance measurement.
Budgeting business unit level.
Budgeting functional level.
Konsolisasi budgeting and approval of strategic and operational funds.
Strategic planning model by Pearce II and Robinson (1988) did not distinguish between strategic planning for business units and business entities.
Company mission.
Company profile.
External environment.
Strategic analysis and choice.
Long term objective
Grand Strategy (primary and comprehensive activity plan).
Annual objectives
Functional strategies.
Policies
STRATEGIC MANAGEMENT
INTRODUCTION
Company's strategic plan is a long-term plan that is comprehensive, providing a formula to which companies will be directed, and how resources are allocated to achieve the goal for a certain period in a variety of possible circumstances.
CONCEPT DEVELOPMENT PHASE
Stage 1: Budget and financial control. This stage uses the budget as a tool of planning and control. Managerial actions based on short-term projections and oriented business functions, assuming a stable environment.
Stage 2: Long-term planning.
Stage 3: Planning a business strategy. Management's attention shifted from the company's internal functions (production function) to the company's external environment (marketing function). As a result, developing business diversification, there is business segmentation, autonomous business units called strategic business units (strategic business unit, SBU).
Phase 4: Strategic planning company. It is necessary to reduce the internal conflict. Integrated strategic planning which is purely administrative.
Stage 5: Strategic Management. Strategic planning is integrated not only in the sub-system of administration alone, but also various sub-systems in other management processes, such as organizational structure, information, human resource form the corporate culture as a whole. The unification of the various subsystems managerial infrastructure and the establishment of corporate culture is organized, developed and directed the strategic management.
BENEFITS AND THE ROLE OF STRATEGIC PLAN
Determine the limits of business / business. Selecting the focus area of business that will be developed based on all layers of management.
Provide direction of the company. Menentuan business boundaries and direction of the company are two sides of same coin which underlies or produced. Secondly it is the basis of priority setting corporate policy and action in the face of environmental change.
Directing and shaping corporate culture. Strategic plan to support the direction and the formation of corporate culture through a process of interaction, bargaining, or reciprocal communication.
Maintain a consistent policy and appropriate.
Maintain flexibility and stability operations.
Facilitate the preparation of the annual activity plan and budget.
OR METHOD OF MAKING APPROACH
STRATEGIC PLAN
This approach can be categorized into two groups based on the scope and point of discussion on the one hand and the emphasis on process or outcome on the other. In the first grouping, according to Porter, there is a classical approach to dealing with non-classical approach. Then, in the second group there are behavioral approach to dealing with the administrative approach.
1. Classical Approach
The classical approach was introduced by Porter to distinguish common with their own approach. In the environmental analysis included all factors of business environment, either directly or indirectly, so it is global.
This approach is relatively easy because of two things: the information required is global and simple techniques used.
2. Non-Classical Approach
Non-classical approach or the approach focuses on the analysis of Porter's competitive position, so that only the immediate environment of the relevant companies. This approach requires that sufficient information about the parties in the competitive environment. Results are specific about the strategies selected companies.
3. Administrative Approach
The focus of this approach is an official document of strategic plans containing qualified direction and corporate strategy. This approach is less attention to factors and varying levels of commitment and management areas.
4. Behavioral Approach
Contrary to the administrative approach. The emphasis of this approach are the main benefits of a strategic plan rather than on the results of official documents, but on the commitments, agreements, behaviors resulting from the process of drafting the document.
STAGE AND FRAMEWORK ARRANGEMENT
STRATEGIC PLAN
Formulation of the company's mission;
Analysis of advantages, weaknesses, opportunities and threats (SWOT);
Determination of the direction, objectives and strategies;
Identify the programs and financial projections.
CONCEPT OF STRATEGIC PLANNING
STRATEGIC MANAGEMENT, BUSINESS POLICY,
STRATEGIC PLANNING AND
According to Wheelen and Hunger (1987) strategic management is the set of managerial decisions and actions that determine the performance of business entities in the long run. MS includes the formulation, implementation, and evaluation or control strategy. Thus, the study of strategic management focuses on activities to monitor and evaluate opportunities and environmental constraints, in addition to the strengths and weaknesses of the company. In this case, strategic planning is part of MS, because it does not include the implementation, evaluation, and control strategies, but only includes the formulation of strategy.
On the other hand, is a study of business policies that are integrative and comprehensive as it is more likely to look into the company, with emphasis on the problem of the efficiency of utility-owned resources company. Thus, the formulation of business policy focuses on the general guidelines that allow a better achievement of the mission and goals of the company. So, in strategic management business policy are also covered, but with greater emphasis on environmental aspects and strategy.
EVOLUTION OF MANAGEMENT STRATEGY
According to Gluck, Kaufman and Walleck (1982), there are four phases of the evolution of strategic management:
Phase I: Basic Financial Planning: to seek operational and managerial control either by using the budget as an instrument.
Phase II: Forecast-based planning: seeking a more effective planning system to achieve corporate growth, by estimating a future state for a longer time.
Phase III: externally oriented planning: seeking increased sensitivity to the market and competition by trying to think strategically.
Phase IV: Strategic management: seeking to organize all the resources available to develop the competitiveness and membantuk create the future.
Hax and Majluf (1984), the evolution of strategic management consists of five levels:
I. Bugeting and financial control with the budget as an instrument;
II. Long range planning;
III. Businees strategic planning;
IV. Corporate strategic planning: an integrated long-term planning.
V. Strategic management.
STRATEGIC MANAGEMENT PROCESS MODEL
Hax and Majluf (1984) distinguish two kinds of strategic management process, namely the level of business units (business) and enterprise (corporate).
Strategic Business Planning:
The mission of the business units.
Formulation of business strategy and program.
Formulation and evaluation of specific programs.
The allocation of resources and performance measurement for management control.
Budgeting business unit level.
Approval budgeting of a strategic and operational funds.
Corporate Strategic Planning:
Vision business entity.
strategic posture and planning guidelines.
The mission of the business units.
Formulation of a comprehensive strategy and work program.
Formulation of functional strategy.
Consolidation of strategic business unit and functional strategies.
Determination and evaluation of specific work programs business unit.
Determination and evaluation of specific functional work program.
The allocation of resources and determination of performance measurement.
Budgeting business unit level.
Budgeting functional level.
Konsolisasi budgeting and approval of strategic and operational funds.
Strategic planning model by Pearce II and Robinson (1988) did not distinguish between strategic planning for business units and business entities.
Company mission.
Company profile.
External environment.
Strategic analysis and choice.
Long term objective
Grand Strategy (primary and comprehensive activity plan).
Annual objectives
Functional strategies.
Policies
Rabu, 09 November 2011
DARNO TOURS AND TRAVEL
Jl. Kenanga 3 No.18 Tlp/Fax (021) 5304598 Jakarta
Jakarta, 10 November 2011
Reservation Departement
Arcadia Hotel
Jl.Ampera Raya No.57 Jakarta
Dear Sir/Mam,
I would like to book 10 rooms for 20 person. On book 18 November 2011for 5 night, type of room is deluxe and for contact person is Mr Rayn the number is (021)5304598. they will come to your hotel at for 10 am by bus, so please make sure that the rooms are ready on that time. Because they will be very tried after one day travelling for the billing instruction, my company will pay for the rooms only and another consumptions will be personal account and special request daily news paper and mini bar.
For the rooming list will be sent to your hotel by fax after receiving your confirmation about this reservation. So please send your confirmation as soon as possible. Thank you very much .
My best regard,
Muhamad Darno
Manager of Darno Tours and Travel.
DARNO TOURS AND TRAVEL
Jl. Kenanga 3 No.18 Tlp/Fax (021) 5304598 Jakarta
Jakarta, 10 November 2011
This is the rooming list :
1. Mr. Angga Saputra and Mr. Adytia
2. Mr. Robert and Mr. Andi
3. Mr.Andryansyah and Mr. Aldiansyah
4. Mr.David and Mr. Reynaldo
5. Mr. Arfan and Mr. Hamdani
6. Mr. Augusto and Mr. Halim
7. Mr. Albert and Mr. Ricky
8. Mr. Aldi Andana and Mr. fernando
9. Mr. Agus and Mr. Budi
10. Mr.Gunawan and Mr. Septia Hadi
Jl. Kenanga 3 No.18 Tlp/Fax (021) 5304598 Jakarta
Jakarta, 10 November 2011
Reservation Departement
Arcadia Hotel
Jl.Ampera Raya No.57 Jakarta
Dear Sir/Mam,
I would like to book 10 rooms for 20 person. On book 18 November 2011for 5 night, type of room is deluxe and for contact person is Mr Rayn the number is (021)5304598. they will come to your hotel at for 10 am by bus, so please make sure that the rooms are ready on that time. Because they will be very tried after one day travelling for the billing instruction, my company will pay for the rooms only and another consumptions will be personal account and special request daily news paper and mini bar.
For the rooming list will be sent to your hotel by fax after receiving your confirmation about this reservation. So please send your confirmation as soon as possible. Thank you very much .
My best regard,
Muhamad Darno
Manager of Darno Tours and Travel.
DARNO TOURS AND TRAVEL
Jl. Kenanga 3 No.18 Tlp/Fax (021) 5304598 Jakarta
Jakarta, 10 November 2011
This is the rooming list :
1. Mr. Angga Saputra and Mr. Adytia
2. Mr. Robert and Mr. Andi
3. Mr.Andryansyah and Mr. Aldiansyah
4. Mr.David and Mr. Reynaldo
5. Mr. Arfan and Mr. Hamdani
6. Mr. Augusto and Mr. Halim
7. Mr. Albert and Mr. Ricky
8. Mr. Aldi Andana and Mr. fernando
9. Mr. Agus and Mr. Budi
10. Mr.Gunawan and Mr. Septia Hadi
Selasa, 08 November 2011
Pemesanan Kamar Bagi Tamu Individu
Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu individu adalah :
Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya :
• jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
• Jumlah orang yang akan menginap
• Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
• Nama tamu yang menginap di hotel
• Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan
• kamar
• Nama perusahaan atau
• Alamat dan nomor telepon perusahaan
• Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
• Permintaan khusus
Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
Memblok kamar yang sudah dipesan sesuai dengan tanggal pemesanan
Memberikan informasi laporan kepada departemen Housekeeping dan F&B
Menghubungi calon tamu, untuk mengkonfirmasi kembali tentang pemesanan kamr yang sudah dipesan, 3 atau 2 hari sebelum hari kedatangan
Menanyakan tentang metode pembayaran( jika tidak ada garansi, maka six pm release )
Melakukan pengarsipan
Pemesanan Kamar Bagi Tamu VIP
Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu VIP adalah :
Melihat daftar riwayat kunjungan tamu
Apakah tamu tersebut sudah pernah menginap sebelumnya atau tidak. Jika tidak maka langkah yang harus dilakukan adalah :
Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya
Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
Memblok kamar yang sudah dipesan sesuai dengan tanggal pemesanan
Memberikan informasi laporan kepada depaertemen Housekeeping ,F&B, GRO (untuk menyiapkan fruit basket bahwa akan ada tamu VIP yang menginap)
Menghubungi calon tamu, untuk mengkonfirmasi kembali tentang pemesanan kamr yang sudah dipesan, 3 atau 2 hari sebelum hari kedatangan
Menanyakan tentang metode pembayaran ( jika tidak ada garansi, maka six pm release )
Melakukan pengarsipan
Pemesanan Kamar Bagi Tamu Rombongan
Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu rombongan:
• Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya :
• jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
• Jumlah orang yang akan menginap
• Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
• Nama tamu yang menginap di hotel
• Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan
• kamar
• Nama perusahaan atau biro perjalana
• Alamat dan nomor telepon perusahaan
• Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
Permintaan khusus
Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
Memberikan informasi/laporan kepada departemen lain terutama Sales manager, Housekeeping Manager dan F&B Manager.
Menghubungi pihak pemesan kamar untuk memastikan pemesanan kamarnya dalam jangka waktu 30 hari sebelum kedatangan tamu
30 hari sebelum tamu rombongan datang minimal sudah diterima daftar nama tamu yang akan menginap.
Dua minggu sebelumnya beberapa informasi sudah diterima:
o Daftar nama tamu (rooming list) beserta nama pimpinan rombongan.
o Rincian acara dan permintaan yang berhubungan dengan makanan dan minuman.
o Waktu/jam kedatangan dan keberangkatannya dari hotel.
o Masalah pembayaran.
o Permintaan khusus yang perlu dipersiapkan.
Melakukan pengarsipan
Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:
a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap
c. Mencoret slip pemesanan kamar
d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip
Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu individu adalah :
Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya :
• jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
• Jumlah orang yang akan menginap
• Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
• Nama tamu yang menginap di hotel
• Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan
• kamar
• Nama perusahaan atau
• Alamat dan nomor telepon perusahaan
• Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
• Permintaan khusus
Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
Memblok kamar yang sudah dipesan sesuai dengan tanggal pemesanan
Memberikan informasi laporan kepada departemen Housekeeping dan F&B
Menghubungi calon tamu, untuk mengkonfirmasi kembali tentang pemesanan kamr yang sudah dipesan, 3 atau 2 hari sebelum hari kedatangan
Menanyakan tentang metode pembayaran( jika tidak ada garansi, maka six pm release )
Melakukan pengarsipan
Pemesanan Kamar Bagi Tamu VIP
Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu VIP adalah :
Melihat daftar riwayat kunjungan tamu
Apakah tamu tersebut sudah pernah menginap sebelumnya atau tidak. Jika tidak maka langkah yang harus dilakukan adalah :
Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya
Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
Memblok kamar yang sudah dipesan sesuai dengan tanggal pemesanan
Memberikan informasi laporan kepada depaertemen Housekeeping ,F&B, GRO (untuk menyiapkan fruit basket bahwa akan ada tamu VIP yang menginap)
Menghubungi calon tamu, untuk mengkonfirmasi kembali tentang pemesanan kamr yang sudah dipesan, 3 atau 2 hari sebelum hari kedatangan
Menanyakan tentang metode pembayaran ( jika tidak ada garansi, maka six pm release )
Melakukan pengarsipan
Pemesanan Kamar Bagi Tamu Rombongan
Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu rombongan:
• Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya :
• jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
• Jumlah orang yang akan menginap
• Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
• Nama tamu yang menginap di hotel
• Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan
• kamar
• Nama perusahaan atau biro perjalana
• Alamat dan nomor telepon perusahaan
• Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
Permintaan khusus
Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.
Memberikan informasi/laporan kepada departemen lain terutama Sales manager, Housekeeping Manager dan F&B Manager.
Menghubungi pihak pemesan kamar untuk memastikan pemesanan kamarnya dalam jangka waktu 30 hari sebelum kedatangan tamu
30 hari sebelum tamu rombongan datang minimal sudah diterima daftar nama tamu yang akan menginap.
Dua minggu sebelumnya beberapa informasi sudah diterima:
o Daftar nama tamu (rooming list) beserta nama pimpinan rombongan.
o Rincian acara dan permintaan yang berhubungan dengan makanan dan minuman.
o Waktu/jam kedatangan dan keberangkatannya dari hotel.
o Masalah pembayaran.
o Permintaan khusus yang perlu dipersiapkan.
Melakukan pengarsipan
Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:
a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap
c. Mencoret slip pemesanan kamar
d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip
istilah istilah dalam reservasi
Istilah istilah dalam reservasi
Reservation transaction report
Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan- perubahan reservasi dan pembatalan.
Room availability report
Laporan yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yangtersedia untuk dijual.
Group status report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
Special arrival list
Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
Turn-away report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak, hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalamai fully booked
Reservation histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, overstays dan understays pada periode tertentu .
P/A : Personal account, Yaitu pembayaran kontan oleh tamu yang bersangkutan
C/A : Company account, Yaitu pembayaran ditanggung oleh suatu kantor agen perjalanan
R/O : Room Only, Yaitu pembayaran yang ditanggung kamarnya saja
R/M : Room and Meals, Yaitu pembayaran yang di tanggung dengan sewa kamar dan biaya makan
Deposit : Pemnbayaran dilakukan oleh tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu dalam jumlah tertentu sebagai uang muka
Walk In Guest : Tamu yang menginap di hotel tanpa memesan kamar terlebih dahulu atau yang datang langsung ke hotel
Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar
Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di huni tamu
special Request : yaitu permintaan khusus tamu didalam reservasi
Amandement of reservation : yaiti perubahan atas suatu pemesanan kamar yang sudah dilakukan
Expected arrival detail : yaitu daftar kehadiran tamu yang diharapkan dating pada hari ini
Expected departure list : daftar keberangkatan yamu yang diharapkan hari ini
a.6.pm release.
Status reservasi kamar ini sering didasarkan pada waktu tamu tiba di hotel. Jika tamu tiba (check-in) sebelum batas waktu kedatangan yang ditentukan oleh hotel jam 6 sore, tamu tersebut akan mendapatkan kamar sesuai dengan pesanannya, namun tamu hingga waktu tersebut belum tiba, maka kamar akan dijual kepada tamu lainnya, artinya pemesanan kamar otomatis dibatalkan setelah melewati waktu tersebut.
b. Guaranteed arrival.
Status reservasi kamar ini kebalikan dari status reservasi 6.p.m release. Kalau status reservasi 6.p.m release tidak ada jaminan dari pihak pemesan. Sedangkan status reservasi guaranteed arrival adanya jaminan pembayaran dari pihak pemesan, sehingga tamu yang bersangkutan terlambat check-in atau tidak datang dihotel, maka kamar masih tersedia untuknya. Kamar bersangkutan akan dibiarkan kosong dan tidak dijual kepada siapapun sampai dengan waktu check-out pada keesokan harinya.
Reservation transaction report
Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan- perubahan reservasi dan pembatalan.
Room availability report
Laporan yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yangtersedia untuk dijual.
Group status report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
Special arrival list
Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
Turn-away report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak, hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalamai fully booked
Reservation histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, overstays dan understays pada periode tertentu .
P/A : Personal account, Yaitu pembayaran kontan oleh tamu yang bersangkutan
C/A : Company account, Yaitu pembayaran ditanggung oleh suatu kantor agen perjalanan
R/O : Room Only, Yaitu pembayaran yang ditanggung kamarnya saja
R/M : Room and Meals, Yaitu pembayaran yang di tanggung dengan sewa kamar dan biaya makan
Deposit : Pemnbayaran dilakukan oleh tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu dalam jumlah tertentu sebagai uang muka
Walk In Guest : Tamu yang menginap di hotel tanpa memesan kamar terlebih dahulu atau yang datang langsung ke hotel
Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar
Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di huni tamu
special Request : yaitu permintaan khusus tamu didalam reservasi
Amandement of reservation : yaiti perubahan atas suatu pemesanan kamar yang sudah dilakukan
Expected arrival detail : yaitu daftar kehadiran tamu yang diharapkan dating pada hari ini
Expected departure list : daftar keberangkatan yamu yang diharapkan hari ini
a.6.pm release.
Status reservasi kamar ini sering didasarkan pada waktu tamu tiba di hotel. Jika tamu tiba (check-in) sebelum batas waktu kedatangan yang ditentukan oleh hotel jam 6 sore, tamu tersebut akan mendapatkan kamar sesuai dengan pesanannya, namun tamu hingga waktu tersebut belum tiba, maka kamar akan dijual kepada tamu lainnya, artinya pemesanan kamar otomatis dibatalkan setelah melewati waktu tersebut.
b. Guaranteed arrival.
Status reservasi kamar ini kebalikan dari status reservasi 6.p.m release. Kalau status reservasi 6.p.m release tidak ada jaminan dari pihak pemesan. Sedangkan status reservasi guaranteed arrival adanya jaminan pembayaran dari pihak pemesan, sehingga tamu yang bersangkutan terlambat check-in atau tidak datang dihotel, maka kamar masih tersedia untuknya. Kamar bersangkutan akan dibiarkan kosong dan tidak dijual kepada siapapun sampai dengan waktu check-out pada keesokan harinya.
Selasa, 01 November 2011
tuga manajemen online
1. perencanaan
adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
2.keuntungan adanyaperencanaan
pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluatingadalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
3. Dasar dasar pembuatan planning
1. forecasting : proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Forecasting meliputi : a)forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli. B). forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario : meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi. Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. benchmarking : perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan nya : untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan (perencanaan partisipatif yang aktif) : perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.
5. penggunaan staf perencana ( fungsi staf perencana) : bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen
4. Isi perencanaan
Orientasi Perencanaan
Hakekat perencanaan adalah sama untuk semua level/jenjang organisasi dimana merupakan langkah persiapan dalam menghadapi masa depan dan mencerminkan effort untuk mendapatkan hasil yang terbaik dengan dukungan sumber daya yang dimiliki. Berikut adalah pengelompokan atau penekanan orientasi perencanaan terhadap level manajerial dalam sebuah organisasi.
Tabel 4.1 Pengelompokan Orientasi Perencanaan Terhadap Level Manajemen
No Dimensi Manajemen Puncak Manajemen Menengah Manajemen Lini Pertama
1 Fokus Keselamatan dan pengembangan jangka panjang Kompetisi dan pengembangan sumber daya Problem operasional
2 Tujuan Posisi masa depan Keuntungan masa depan Keuntungan jangka pendek
3 Proses Formulasi kebijakan dan strategi Perumusan sasaran dan program Implementasi program
4 Kendala/ pembatas Sumber daya global dimasa depan a. sumber daya terpakai di masa depan
b. Business key success factors Sumber daya yang kini tersedia
5 Hasil Pertumbuhan yang berkelanjutan Pengembangan potensi masa depan Efisiensi dan stabilitas
6 Informasi Kecenderungan a. Kekuatan dan kelemahan
b. Informasi fungsional Kemajuan pelaksanaan kegiatan
7 Organisasi Entrepreneurial dan fleksibel Profesional Terstruktur dan stabil
8 Pemencahan Persoalan a. Antisipatif
b. Butuh pendekatan baru
c. Berisiko tinggi a. Pendekatan sistem
b. Resiko rasional a. Reaktif
b. Berdasarkan pengalaman
c. Beresiko rendah
d. c. d.
Contoh kasus :
Dalam berwirausaha kita harus mempunyai suatu perencanaan agar usaha kita kedepan nya dapat berjalan dengan lancar.
Rencana yang harus kita pahami dan harus kita praktekan yaitu :
a. Situasi Pasar. Data dan informasi mengenai besar dan pertumbuhan pasar selama beberapa tahun dan kecenderungannya pada beberapa tahun mendatang, serta kecenderungan perubahan persepsi dan perilaku konsumen.
b. Situasi Produk. Data perkembangan penjualan, tingkat harga, marjin kontribusi, dan keuntungan.
c. Situasi Persaingan. Data pesaing menyangkut, kapsitas, pangsa pasar, tujuan dan strategi, mutu produk, dan berbagai karakteristik pesaing yang relevan.
d. Situasi Distribusi. Jenis, jumlah, wilayah dan peranan saluran distribusi (mis. sumber informasi, sarana promosi, berusaha menambah pembeli, melakukan penyesuaian, melakukan negosiasi harga dan cara pembayaran, melakukan distribusi fisik saja, melakukan pembiayaan distribusi, dan atau turut menanggung resiko.Situasi Lingkungan Makro. Situasi lingkungan demografi, ekonomi, sosial budaya, politik, hukum, hankam, dan teknologi.
3. Analisis SWOT dan Analisis Masalah. Melakukan identifikasi dan analisis terhadap peluang dan ancaman yang mungkin dihadapi oleh perusahaan sebagai hasil intraksi lingkungan eksternal yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan. Pengaruh hasil intraksi lingkungan internal perusahaan juga perlu diidentifikasi dan dianalisis berupa kekuatan dan kelemahan. Dengan demikian, setelah analisis SWOT dilakukan dirumuskanlah masalah-masalah pokok yang harus dijadikan dasar dalam penentuan sasaran, strategi dan rencana aksi/taktik.
4. Sasaran. Mendefinisikan sasaran (tujuan) yang ingin dicapai, baik sasaran keuangan maupun sasaran pemasaran. Sasaran keuangan antara lain adalah ROI, Arus kas, dan keuntungan. Sasaran pemasaran antara lain adalah target dan pertumbuhan penjualan, pangsa pasar, jangkauan pemasaran, jumlah saluran distribusi, tingkat harga, dll
5. Strategi Pemasaran. Strategi pemasaran dirumuskan berdasarkan SWOT dan sasaran yang ingin dicapai, dan penetapannya terutama didasarkan pada pertimbangan biaya dan manfaat, serta kemampuan sumberdaya untuk melaksanakannya. Contoh pernyataan strategi pemasaran kecap lokal merek X (hipotetik) dipaparkan di bawah ini.
. Pasar sasaran : Kelas menengah ke bawah.
a. Penempatan : Produk kecap yang kaya dengan protein, enak dan murah
b. Lini produk : Melakukan diversifikasi merek dan kemasan untuk membedakan segmen pasar kelas menengah dan kelas bawah dan dengan harga yang berbeda.
c. Harga : Sedikit lebih rendah dari harga pesaing
d. Saluran distribusi : Konsentrasi pada warung-warung, grosir, dan warung baso, dan mie rebus.
e. Tenaga penjual : Menambah jumlah dan meningkatkan kemampuan tenaga penjual serta memberikan insentif yang baik.
f. Pelayanan : Produk mudah dan murah untuk diperoleh.
g. Promosi : Meningkatkan anggaran promosi untuk mencetak leaflet/ spanduk kecil yang akan ditempatkan di warung-warung, serta untuk hadiah.
h. Litbang : Menaikkan anggaran sebesar 10% untuk menyempurnakan disain label kemasan untuk segmen kelas menengah.
i. Riset Pemasaran : Menekankan pada kegiatan marketing intelegent untuk mengamati gerak-gerik pesaing, serta melakukan jajak pendapat mengenai persepsi konsumen terhadap produk kecap merek X.
6. Program Aksi. Berisi rincian setaip unsur dari strategi pemasaran yang telah disusun, terutama untuk menjawab apa yang akan dilakukan, kapan dilakukan, siapa yang melakukan, dan berapa biayanya?.
7. Proyeksi Rugi Laba. Menyusun anggaran dan proyeksi rugi laba dari rencana pemasaran yang akan dilakukan.
8. Pengendalian. Menyusun rencana evaluasi dan monitoring secara berkala mengenai pelaksanaan rencana, sehingga penyimpangan dalam pelaksanaan dapat segera dilakukan pengendalian.
adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
2.keuntungan adanyaperencanaan
pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluatingadalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
3. Dasar dasar pembuatan planning
1. forecasting : proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Forecasting meliputi : a)forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli. B). forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario : meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi. Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. benchmarking : perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan nya : untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan (perencanaan partisipatif yang aktif) : perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.
5. penggunaan staf perencana ( fungsi staf perencana) : bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen
4. Isi perencanaan
Orientasi Perencanaan
Hakekat perencanaan adalah sama untuk semua level/jenjang organisasi dimana merupakan langkah persiapan dalam menghadapi masa depan dan mencerminkan effort untuk mendapatkan hasil yang terbaik dengan dukungan sumber daya yang dimiliki. Berikut adalah pengelompokan atau penekanan orientasi perencanaan terhadap level manajerial dalam sebuah organisasi.
Tabel 4.1 Pengelompokan Orientasi Perencanaan Terhadap Level Manajemen
No Dimensi Manajemen Puncak Manajemen Menengah Manajemen Lini Pertama
1 Fokus Keselamatan dan pengembangan jangka panjang Kompetisi dan pengembangan sumber daya Problem operasional
2 Tujuan Posisi masa depan Keuntungan masa depan Keuntungan jangka pendek
3 Proses Formulasi kebijakan dan strategi Perumusan sasaran dan program Implementasi program
4 Kendala/ pembatas Sumber daya global dimasa depan a. sumber daya terpakai di masa depan
b. Business key success factors Sumber daya yang kini tersedia
5 Hasil Pertumbuhan yang berkelanjutan Pengembangan potensi masa depan Efisiensi dan stabilitas
6 Informasi Kecenderungan a. Kekuatan dan kelemahan
b. Informasi fungsional Kemajuan pelaksanaan kegiatan
7 Organisasi Entrepreneurial dan fleksibel Profesional Terstruktur dan stabil
8 Pemencahan Persoalan a. Antisipatif
b. Butuh pendekatan baru
c. Berisiko tinggi a. Pendekatan sistem
b. Resiko rasional a. Reaktif
b. Berdasarkan pengalaman
c. Beresiko rendah
d. c. d.
Contoh kasus :
Dalam berwirausaha kita harus mempunyai suatu perencanaan agar usaha kita kedepan nya dapat berjalan dengan lancar.
Rencana yang harus kita pahami dan harus kita praktekan yaitu :
a. Situasi Pasar. Data dan informasi mengenai besar dan pertumbuhan pasar selama beberapa tahun dan kecenderungannya pada beberapa tahun mendatang, serta kecenderungan perubahan persepsi dan perilaku konsumen.
b. Situasi Produk. Data perkembangan penjualan, tingkat harga, marjin kontribusi, dan keuntungan.
c. Situasi Persaingan. Data pesaing menyangkut, kapsitas, pangsa pasar, tujuan dan strategi, mutu produk, dan berbagai karakteristik pesaing yang relevan.
d. Situasi Distribusi. Jenis, jumlah, wilayah dan peranan saluran distribusi (mis. sumber informasi, sarana promosi, berusaha menambah pembeli, melakukan penyesuaian, melakukan negosiasi harga dan cara pembayaran, melakukan distribusi fisik saja, melakukan pembiayaan distribusi, dan atau turut menanggung resiko.Situasi Lingkungan Makro. Situasi lingkungan demografi, ekonomi, sosial budaya, politik, hukum, hankam, dan teknologi.
3. Analisis SWOT dan Analisis Masalah. Melakukan identifikasi dan analisis terhadap peluang dan ancaman yang mungkin dihadapi oleh perusahaan sebagai hasil intraksi lingkungan eksternal yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan. Pengaruh hasil intraksi lingkungan internal perusahaan juga perlu diidentifikasi dan dianalisis berupa kekuatan dan kelemahan. Dengan demikian, setelah analisis SWOT dilakukan dirumuskanlah masalah-masalah pokok yang harus dijadikan dasar dalam penentuan sasaran, strategi dan rencana aksi/taktik.
4. Sasaran. Mendefinisikan sasaran (tujuan) yang ingin dicapai, baik sasaran keuangan maupun sasaran pemasaran. Sasaran keuangan antara lain adalah ROI, Arus kas, dan keuntungan. Sasaran pemasaran antara lain adalah target dan pertumbuhan penjualan, pangsa pasar, jangkauan pemasaran, jumlah saluran distribusi, tingkat harga, dll
5. Strategi Pemasaran. Strategi pemasaran dirumuskan berdasarkan SWOT dan sasaran yang ingin dicapai, dan penetapannya terutama didasarkan pada pertimbangan biaya dan manfaat, serta kemampuan sumberdaya untuk melaksanakannya. Contoh pernyataan strategi pemasaran kecap lokal merek X (hipotetik) dipaparkan di bawah ini.
. Pasar sasaran : Kelas menengah ke bawah.
a. Penempatan : Produk kecap yang kaya dengan protein, enak dan murah
b. Lini produk : Melakukan diversifikasi merek dan kemasan untuk membedakan segmen pasar kelas menengah dan kelas bawah dan dengan harga yang berbeda.
c. Harga : Sedikit lebih rendah dari harga pesaing
d. Saluran distribusi : Konsentrasi pada warung-warung, grosir, dan warung baso, dan mie rebus.
e. Tenaga penjual : Menambah jumlah dan meningkatkan kemampuan tenaga penjual serta memberikan insentif yang baik.
f. Pelayanan : Produk mudah dan murah untuk diperoleh.
g. Promosi : Meningkatkan anggaran promosi untuk mencetak leaflet/ spanduk kecil yang akan ditempatkan di warung-warung, serta untuk hadiah.
h. Litbang : Menaikkan anggaran sebesar 10% untuk menyempurnakan disain label kemasan untuk segmen kelas menengah.
i. Riset Pemasaran : Menekankan pada kegiatan marketing intelegent untuk mengamati gerak-gerik pesaing, serta melakukan jajak pendapat mengenai persepsi konsumen terhadap produk kecap merek X.
6. Program Aksi. Berisi rincian setaip unsur dari strategi pemasaran yang telah disusun, terutama untuk menjawab apa yang akan dilakukan, kapan dilakukan, siapa yang melakukan, dan berapa biayanya?.
7. Proyeksi Rugi Laba. Menyusun anggaran dan proyeksi rugi laba dari rencana pemasaran yang akan dilakukan.
8. Pengendalian. Menyusun rencana evaluasi dan monitoring secara berkala mengenai pelaksanaan rencana, sehingga penyimpangan dalam pelaksanaan dapat segera dilakukan pengendalian.
Langganan:
Postingan (Atom)